INSTRUÇÕES PARA A ORGANIZAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO
DAS CONTAS DE GERÊNCIA DOS SERVIÇOS EXTERNOS
DO MINISTÉRIO DOS NEGÓCIOS ESTRANGEIROS

O Tribunal de Contas, ao abrigo do disposto na al. b) do nº 1 do art. 9º e na al. e) do nº 1 do artº 26º da Lei nº 86/89, de 8 de Setembro, deliberou, em sessão do plenário da 2ª Secção de 9 de Janeiro de 1997, aprovar as Instruções específicas para a organização e documentação das contas de gerência dos Serviços Externos do Ministério dos Negócios Estrangeiros, aplicáveis a partir da gerência do ano de 1997, que a seguir se indicam:
 

1. Os serviços externos do Ministério dos Negócios Estrangeiros (MNE) deverão organizar e documentar as contas de gerência de acordo com as Instruções ora aprovadas.

2. As contas de gerência a elaborar pelos serviços externos do MNE devem ser apresentadas em escudos, sem prejuízo de na sua contabilidade existirem livros escriturados em moeda de outras nacionalidades, de harmonia com o disposto no artigo 8º do Decreto Regulamentar nº 5/94, de 24 de Fevereiro .

3. O mapa da conta de gerência (Mod. 2) deverá ser assinado pelo responsável pela gestão orçamental e financeira nos termos do artigo 3º do Decreto Regulamentar nº 5/94, de 24 de Fevereiro e autenticado com o selo branco.

4. Como informação complementar ao mapa da conta de gerência deverá ser elaborado um mapa adicional (Mod. 3) donde conste no débito, a demonstração da moeda recebida do Tesouro, da cobrada e da adquirida localmente e, no crédito, a demonstração da(s) moeda(s) utilizada(s) na realização da despesa.

5. Devem instruir a conta de gerência, uma certidão de receita passada pela Direcção-Geral da Contabilidade Pública (Mod.4), discriminando as dotações orçamentais autorizadas e documento emitido pela Direcção-Geral do Tesouro (Mod.5), comprovativo das várias transferências de fundos em moeda estrangeira, efectuadas ao longo do ano, com a indicação das taxas de câmbio aplicadas.
   
   § 1º. Para além dos documentos referidos no corpo desta Instrução deverão ainda acompanhar a conta de gerência, os documentos comprovativos da aquisição pelo serviço, de moeda local ou outra, quando esta for diferente da divisa transferida pelo Tesouro.
   
   § 2º. Deverá ser apresentado Mapa Demonstrativo das Operações Cambiais (Mod.12) reali-zadas no serviço durante a gerência, donde constem a referência do documento, a data da conversão, o montante da divisa convertida, o total da(s) moeda(s) adquirida(s), criando-se tantas colunas quantas as moedas adquiridas e a taxa de câmbio aplicada.
   

6. As receitas arrecadadas em moeda local, para entrega ao Estado ou a outras entidades, deverão ser escrituradas na conta de gerência, em escudos, de acordo com a taxa de conversão fixada pelo Ministério das Finanças no que concerne à liquidação de contribuições, impostos e taxas que tenham por base o ouro ou a moeda estrangeira e de acordo com a tabela emolumentar no que respeita à cobrança de emolumentos consulares. 

7. As despesas realizadas, em moeda local ou noutra, por conta das dotações orçamentais, devem ser escrituradas, na conta de gerência, pelo seu contravalor em Escudos.
   
   § 1º. Nos documentos justificativos das despesas deve igualmente ser lançado, na data da realização da despesa, esse contravalor em Escudos com a indicação da taxa de câmbio utilizado pelo Tesouro para efeitos de transferência. Esta taxa será a utilizada em todas as despesas efectuadas até se esgotar o montante da transferência em questão, adoptando-se idêntico critério nas transferências subsequentes.
   
   § 2º. No preenchimento das Relações Modelos 6, 7, 8 e 9, deverá ser adoptado o procedimento referido no parágrafo anterior.

8. As guias comprovativas da entrega ao Estado (Mod. 10) ou a outras entidades (Mod. 11), das receitas previstas nos artigos 9º, 10º e 11º do Decreto Regulamentar nº 5/94, de 24 de Fevereiro, deverão também relevar o seu contravalor em escudos, sendo este o apurado de acordo com os mecanismos e taxas utilizados no acto de liquidação e referidos na Instru-ção 6ª.

9. Os saldos de abertura e de encerramento do mapa adicional (Mod. 3) deverão ser compro-vados por certidões (Modelos 13 e 14), donde constem, os valores em Depósito certi-ficados pela(s) instituição(ões) bancária(s), e em Cofre.
   
   § Único. A certificação dos saldos em Cofre, relativos a abertura e ao encerramento da gerên-cia, deverá evidenciar, discriminadamente, o(s) montante(s) de moeda estrangeira existente.

10. As contas de gerência dos serviços externos do MNE serão remetidas até 31 de Mar-ço do ano seguinte àquele a que respeitam ao Departamento Geral de Administração do MNE que lhes juntará os documentos previstos na instrução 13ª, não remetidos pelo responsável, e enviadas por este Departamento à Direcção-Geral do Tribunal de Contas até 31 de Maio.
    Quando no decorrer de um ano económico houver substituição do responsável a conta será remetida no prazo de 90 dias, tratando-se de serviços sediados na Europa e no prazo de 120 dias para os restantes casos, respeitando-se, com as necessárias adaptações, a tramitação antes descrita.

11. As importâncias que transitam em saldo para a gerência seguinte, quer se encontrem em cofre quer se encontrem em depósito, serão escrituradas em escudos à taxa de câmbio indicada pelo Tesouro.
    As diferenças cambiais, eventualmente resultantes, deverão ser escrituradas em livro próprio e levadas a débito e a crédito da conta de gerência, conforme sejam positivas ou negativas.

12. Na documentação da conta de gerência deverão ser utilizados os mapas e modelos anexos às presentes Instruções, sem prejuízo do uso de modelos informatizados cujo conteúdo e traçado obedeça à estrutura daqueles e do disposto na instrução 2ª.

A conta de gerência será acompanhada dos modelos a seguir enumerados:

a) Guia de remessa (modelo nº 1);
b) Conta de gerência (modelo nº 2);
c) Conta de gerência (modelo nº 3);
d) Certidão de receita das dotações orçamentais (modelo nº 4);
e) Certidão de divisas transferidas (modelo nº 5);
f) Relação dos documentos de despesa - Pessoal (modelo nº 6);
g) Relação dos documentos de despesa - Outros (modelo nº 7);
h) Relação de descontos - Receitas do Estado (modelo nº 8);
i) Relação de descontos - Operações de Tesouraria (modelo nº 9);
j) Relação de guias de entrega - Receitas do Estado (modelo nº 10);
l) Relação de guias de entrega - Emolumentos consulares (modelo nº 11);
m) Mapa demonstrativo das operações cambiais realizadas na gerência (modelo nº 12)
n) Certidão do saldo de abertura da conta (modelo nº 13);
o) Certidão do saldo de encerramento da conta (modelo nº 14);
p) Relação de bens de capital adquiridos durante a gerência (modelo nº 15);
q) Certidão de remessa dos autos de transmissão de gerência efectuada pelo responsá-vel do posto, em caso de gerência partida, donde conste que os mesmos autos foram conferidos pela Direcção de Serviços de Administração Financeira do Departamento Geral de Administração (modelo nº 16);
r) Identificação do responsável pela gerência (modelo nº 17).
 

Publique-se no Diário da República, I Série-B, nos termos da alínea b) do nº 1 do artº 63º da Lei nº 86/89, de 8 de Setembro.


Tribunal de Contas, em 9 de Janeiro de 1997


O Conselheiro Presidente,
(Alfredo José de Sousa)