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Instruções nº 2/97 - 2ª Secção |
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INSTRUÇÕES
Nº 2/97 - 2ª Secção
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Instruções para a organização e
documentação
das contas dos serviços e organismos da Administração Pública
(regime geral - autonomia administrativa),
integrados no novo Regime de Administração Financeira do Estado.
O Tribunal de Contas, ao abrigo do disposto na alínea b) do
n.º 1 do artigo 9.º e na alínea e) do n.º 1 do artigo 26.º da Lei n.º 86/89,
de 8 de Setembro, deliberou, em sessão do plenário da 2.ª Secção de 9 de
Janeiro de 1997, que as contas dos serviços e organismos da Administração
Pública com autonomia administrativa, integrados no novo Regime de
Administração Financeira do Estado, deverão ser organizadas e documentadas de
acordo com as seguintes instruções:
1.º
Conteúdo da conta de gerência
A conta de gerência será elaborada de acordo com o modelo n.º 2, em anexo, e
deverá conter:
-
Débito:
a) Saldo de abertura, com a mesma discriminação do saldo de encerramento da
gerência anterior;
b) As importâncias recebidas em conta de dotações do Orçamento do Estado;
c) Outras entradas de fundos;
d) As importâncias cobradas em conta de receitas próprias;
e) As importâncias retidas para entrega ao Estado ou a qualquer outra
entidade;
-
Crédito:
a) As despesas efectuadas durante a gerência, de harmonia com a descrição do
respectivo orçamento;
b) Os créditos libertos que não foram utilizados;
c) Outras saídas de fundos;
d) As receitas próprias cobradas pelo serviço ou organismo e entregues no
Tesouro;
e) As importâncias entregues ao Estado ou a outras entidades;
f) Saldo que transita para a gerência seguinte, devidamente discriminado.
2.º
Documentos a remeter ao Tribunal de Contas
-
A conta de gerência será acompanhada dos modelos a seguir
enumerados:
a) Guia de remessa (modelo n.º 1);
b) Conta de gerência (modelo n.º 2);
c) Mapa comparativo (modelo n.º 3);
d) Relação dos documentos de despesa - Pessoal (modelo n.º 4);
e) Relação dos documentos de despesa - Outros (modelo n.º 5);
f) Relação de bens inventariáveis adquiridos durante a gerência (modelo n.º
6);
g) Relação dos contratos (modelo n.º 7);
h) Relação nominal dos responsáveis, em duplicado (modelo n.º 8);
i) Relação dos funcionários e agentes cuja situação profissional teve início
ou alteração no período a que respeita a gerência (modelo n.º 9);
j) Relação dos funcionários e agentes em situação de acumulação de funções
(modelo n.º 10);
l) Conta especial das receitas consignadas (modelo n.º 11).
-
A conta de gerência deverá ainda ser acompanhada das
seguintes certidões e outros documentos:
a) Certidão, emitida pela respectiva delegação da Direcção-Geral do
Orçamento, relativa às importâncias recebidas de verbas inscritas no
Orçamento do Estado, cujo circuito não se encontre ainda integrado no novo
Regime de Administração Financeira do Estado (modelo n.º 12);
b) Certidão, emitida pela Direcção-Geral do Tesouro, relativa ao saldo de
créditos libertos no final da gerência (modelo n.º 13);
c) Certidão de descontos - Receitas do Estado (modelo n.º 14);
d) Certidão de descontos - Operações de tesouraria (modelo n.º 15);
e) Certidões, ou documentos equivalentes, comprovativas das importâncias
recebidas de outras entidades na gerência, devidamente assinadas e
autenticadas por estas;
f) Certidões, emitidas pelas respectivas instituições de crédito, relativas
aos saldos em depósito existentes no final da gerência;
g) Último mapa de pedido de libertação de créditos (PLC) certificado pela
respectiva delegação da Direcção-Geral do Orçamento;
h) Mapas de receita, outputs do Sistema de Informação Contabilística (SIC):
h1) Mapa das receitas;
h2) Balancete da receita consignada à despesa;
h3) Guias de receita emitidas e não cobradas;
i) Mapa de compromissos não totalmente pagos;
j) Balancete dos pagamentos efectuados na gerência, certificado pela
respectiva delegação da Direcção-Geral do Orçamento (mapa 03-SCC, output do
sistema central de contabilidade);
l) Demonstração das divergências verificadas entre os valores certificados
pelas instituições de crédito e o valor escriturado na conta de gerência;
m) Extractos bancários, das entidades atrás indicadas, que englobem também o
movimento relativo ao período complementar;
n) Cópia da acta da reunião em que tenha sido discutida e aprovada a conta
de gerência;
o) Cópias do Diário da República onde se encontrem publicados todos os
despachos que delegaram e ou subdelegaram competências.
-
Para além dos documentos e informações referidos, pode o
Tribunal de Contas solicitar ao organismo ou a terceiros quaisquer outros
elementos ou informações que repute necessários para análise ou julgamento
das contas.
-
Os documentos referidos nos n.os 1 e 2 devem ser remetidos
ao Tribunal de Contas, pela ordem indicada na guia de remessa, dentro dos
prazos legalmente estabelecidos e conter a designação do serviço ou
organismo a que respeitam.
-
Os documentos previstos no n.º 1 devem ser apresentados nos
modelos definidos nas presentes instruções, os quais devem, sempre que
possível, constituir outputs dos sistemas informáticos que compõem o sistema
de informação para a gestão orçamental (SIGO).
3.º
Requisitos a que deve obedecer a apresentação dos documentos de prestação de
contas
-
Os documentos de prestação de contas relacionados nas
alíneas b), c), f), g), h), i) e l) do n.º 1 do n.º 2.º deverão ser
assinados por todos os responsáveis em funções ao tempo da sua apresentação
e autenticados com o selo branco.
-
Os documentos de prestação de contas relacionados nas
alíneas a), d), e) e j) do n.º 1 do n.º 2.º deverão ser assinados pela
entidade competente para prestar a informação em causa e autenticados com o
selo branco.
4.º
Informação complementar
-
A documentação de suporte às contas remetidas ao Tribunal de
Contas ficará arquivada nos respectivos serviços, devendo ser agrupada por
rubrica de classificação económica e com correspondência às relações que
acompanham a conta de gerência, modelos n.os 4 e 5 previstos nas alíneas d)
e e) do n.º 1 do n.º 2.º
-
Os documentos previstos no número anterior são os
respeitantes às despesas classificadas como correntes e de capital, ou seja:
As folhas e outros documentos relativos ao processamento de abonos e
descontos efectuados ao pessoal;
As autorizações de despesa e do respectivo pagamento, requisições, facturas
e recibos referentes a outras despesas orçamentais efectivamente realizadas.
-
Nos casos em que o documento de quitação seja constituído
apenas pela ordem de transferência bancária, esta deve ser acompanhada por
todos os elementos necessários ao seu controlo, designadamente o valor, a
conta bancária utilizada, a operação originária e o documento comprovativo
(factura, contrato ou outro), a autorização ou ordem de pagamento, o nome e
a residência do beneficiário e a comprovação da efectivação da operação.
5.º
Requisitos a observar na elaboração do mapa da conta de gerência
A) Débito
-
Dotações do Orçamento do Estado:
Em «Créditos libertos» deverá ser inscrito o total dos montantes creditados
na conta à ordem do serviço ou organismo na Direcção-Geral do Tesouro.
-
Outras entradas de fundos:
Em «Outras entradas de fundos» deverão constar outras importâncias recebidas
do Orçamento do Estado, devidamente desagregadas por classificação
económica, enquanto o respectivo circuito não se encontre integrado no novo
regime financeiro.
De igual modo deverá ser aqui relevado, como informação extracontabilística,
o montante global referente às entradas por conta do fundo de maneio,
motivado pela necessidade de apuramento do respectivo saldo existente no
serviço no final da gerência, sempre que a sua liquidação seja efectuada
após 31 de Dezembro.
-
Receitas próprias:
Em «Cobradas pelo serviço ou organismo» deverão ser registados apenas os
montantes de receita própria directamente cobrados pelo serviço ou
organismo.
Em «Cobradas pelo Tesouro» deverão ser registados os montantes de receita
própria liquidada pelo serviço ou organismo e cobrada directamente pelo
Tesouro. Dado que estes montantes não correspondem a uma entrada de fundos
no serviço ou organismo, aquele registo deve constar apenas como informação
extracontabilística.
As receitas próprias deverão ser escrituradas por classificação económica de
receita.
-
Importâncias retidas para entrega ao Estado ou outras
entidades:
Em «Receitas do Estado» deverão ser registados os montantes de receita do
Estado retidos pelos serviços e organismos e que não constituam receita
própria.
Em «Operações de tesouraria» deverão ser registados os montantes de
operações de tesouraria que não se enquadrem em «Descontos em vencimentos e
salários».
Em «Descontos em vencimentos e salários» deverão ser registados todos os
montantes retidos aos funcionários e agentes que constituam receita do
Estado e operações de tesouraria.
B) Crédito
-
Despesas orçamentais:
Em «Despesas orçamentais» deverão ser inscritos os pagamentos ilíquidos, de
acordo com a descrição do respectivo Orçamento, agrupadas em «Despesas
correntes» e em «Despesas de capital» e devidamente discriminadas por
classificação económica.
As despesas com pessoal serão inscritas pelo total ilíquido constante das
folhas respectivas.
-
Despesas orçamentais com compensação em receita - com e ou
sem transição de saldos:
Aqui deverão ser seguidos os procedimentos descritos anteriormente para as
«Despesas orçamentais», com a devida correspondência no Orçamento.
Caso o serviço ou organismo tenha, simultaneamente, orçamento de despesas
com compensação em receita com transição de saldos e orçamento de despesas
com compensação em receita sem transição de saldos, deverá proceder à
correspondente distinção.
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Créditos libertos não utilizados:
Em «Créditos libertos não utilizados» deverá incluir-se o saldo da conta à
ordem do serviço na Direcção-Geral do Tesouro resultante da diferença entre
os créditos libertos e os pagamentos ilíquidos no final da gerência.
-
Outras saídas de fundos:
Em «Outras saídas de fundos» deverão ser inscritos os pagamentos efectuados
por conta de outras importâncias recebidas do Orçamento do Estado,
devidamente desagregados por classificação económica, enquanto o respectivo
circuito não se encontre integrado no novo regime financeiro.
Deverá igualmente ser relevado, como informação extracontabilística, o
montante global relativo aos pagamentos efectuados através do fundo de
maneio, por força da necessidade de apuramento do respectivo saldo existente
no serviço no final da gerência, sempre que a sua liquidação seja efectuada
após 31 de Dezembro.
-
Entregue ao Tesouro em conta de receitas próprias:
Em «Entregue ao Tesouro em conta de receitas próprias» deverão ser inscritos
os montantes de receitas próprias entregues ao Tesouro por conta do saldo da
gerência anterior na posse do serviço e por conta das receitas próprias
cobradas directamente pelo serviço ou organismo na presente gerência.
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Importâncias entregues ao Estado ou outras entidades:
Em «Do saldo de dotações orçamentais» deverão constar os montantes entregues
ao Tesouro por conta dos saldos da gerência anterior na posse do serviço.
Nesta situação encontram-se os saldos de dotações orçamentais cujo
respectivo circuito não se encontre ainda integrado no novo regime
financeiro.
De igual modo deverão ser inscritos, como informação extracontabilística, os
saldos de fundo de maneio.
Em «Receitas do Estado» deverão ser relevados os montantes de receita do
Estado entregues ao Tesouro por conta dos respectivos saldos da gerência
anterior e da presente gerência na posse do serviço.
Em «Operações de tesouraria» deverão se registados os montantes de operações
de tesouraria que não se enquadrem em «Descontos em vencimentos e salários».
Em «Descontos em vencimentos e salários» é necessário considerar que,
relativamente às importâncias de descontos em vencimentos e salários
descontadas num ano e entregues em Janeiro do ano seguinte, há a distinguir
duas situações:
a) Se constituem receitas do Estado, aquelas entregas não devem ser
contabilizadas como efectuadas durante a gerência, transitando em saldo para
a gerência seguinte;
b) Se constituem operações de tesouraria, devem ser contabilizadas como
entregas efectuadas durante a gerência, não transitando, portanto, em saldo
para a gerência seguinte.
Assim, em «Receitas do Estado - Da gerência anterior» deverão constar as
importâncias entregues ao Tesouro que transitaram em saldo da gerência
anterior.
Em «Receitas do Estado - Da presente gerência» deverão ser inscritas as
importâncias retidas durante a gerência e entregues ao Tesouro até 31 de
Dezembro.
Em «Operações de tesouraria - Da presente gerência» deverão ser inscritas as
importâncias retidas e entregues tanto na gerência como no período
complementar.
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Saldo para a gerência seguinte:
Em «De dotações orçamentais» deverão constar os montantes na posse do
serviço que não foram entregues até 31 de Dezembro. Nesta situação
encontram-se os saldos resultantes dos movimentos financeiros ainda não
integrados no novo regime financeiro.
Deverão igualmente ser relevados, como informação extracontabilística, os
saldos apurados em fundo de maneio, sempre que o prazo estipulado para a sua
liquidação, constante do decreto-lei de execução orçamental, seja posterior
a 31 de Dezembro.
Em «De receitas do Estado» deverão ser relevados os montantes de receitas do
Estado que não deram entrada nos cofres do Estado até 31 de Dezembro do ano
a que respeita a gerência.
Em «Operações de tesouraria» deverão ser registados os montantes de
operações de tesouraria na posse do serviço no final da gerência.
Em «Receitas próprias» deverão ser inscritos os montantes de receitas
próprias que transitem para a gerência seguinte, quer se encontrem na «posse
do serviço, quer na «posse do Tesouro».
Relativamente ao saldo de receitas próprias na «posse do Tesouro», este deve
figurar no mapa da conta de gerência apenas como informação
extracontabilística.
Em «Descontos em vencimentos e salários - Receitas do Estado» deverão
figurar as importâncias de receitas do Estado retidas durante a gerência,
mas entregues apenas depois de 31 de Dezembro.
Deverão os saldos da conta de gerência (anterior e seguinte) discriminar
ainda as importâncias existentes em cofre e em depósito, as quais serão
escrituradas como informação extracontabilística.
O saldo apurado no final da gerência deve figurar como primeira partida do
débito da conta de gerência seguinte, com a mesma discriminação.
6.º
Âmbito de aplicação e entrada em vigor
As presentes instruções aplicam-se a todos os serviços e organismos do regime
geral, integrados no novo Regime de Administração Financeira do Estado, em
relação à gerência de 1996 e seguintes, mantendo-se em vigor, para todos os
serviços e organismos da Administração Pública ainda não integrados no novo
regime financeiro, as anteriores instruções para a organização e documentação
das contas dos fundos, organismos e serviços com contabilidade orçamental,
publicadas no Diário da República, 1.ª série, n.º 261, de 13 de Novembro de
1985, e rectificadas no Diário da República, 1.ª série, n.os 4 e 200, de 6 de
Janeiro de 1986 e de 1 de Setembro de 1987, respectivamente.
7.º
Publicação
Publique-se no Diário da República, 1.ª série-B, nos termos da alínea b) do
n.º 1 do artigo 63.º da Lei n.º 86/89, de 8 de Setembro.
Tribunal de Contas, 9 de Janeiro de 1997.
O Conselheiro-Presidente, Alfredo José de Sousa.
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